Способ оптимизировать работу предприятия – НСИ от ЭТП ГПБ

Правильное структурирование нормативно-справочной информации - одна из фундаментальных задач современного бизнеса, тесно связанная с закупками, логистикой, управлением персоналом и целой плеядой других важных направлений. Хорошо организованные каталоги ТМЦ позволяют рационально распределять рабочее время, выходить на новые рынки, находить крупных заказчиков, выгодно управлять закупками и всегда быть в курсе положения дел с ТМЦ на предприятии.

На вебинаре «Ключевые проблемы ведения НСИ» эксперт ЭТП ГПБ, руководитель проекта по разработке и ведению системы НСИ Анастасия Рожкова рассказала, почему важно структурировать нормативно-справочную информацию, как эффективно решать возникающие проблемы и что ощутимо выигрывает организация с верно выстроенной системой НСИ.

Мы отобрали самые важные мысли из вебинара Анастасии и спешим поделиться полезными знаниями в этом материале.

Почему нормативно-справочная информация важна?

Значимость процесса закупок для предприятия играет очень большую роль. Эффективная работа самого предприятия зависит от своевременного, стабильного и качественного осуществления закупок необходимого количества материалов, товаров или сырья.

Эффективная работа предприятия - это конкурентоспособность, производительность и устойчивость. По некоторым оценкам, каждый субъект тратит на снабжение до 70% своих оборотных средств. Такие значительные траты нуждаются в эффективном управлении.

Закупочная деятельность организации зависит от того, насколько качественно будет выполнена вся последовательность операций. Поскольку предприятия разнородны, у всех свои бизнес-процессы, но можно выделить четыре основных этапа: планирование, поиск лучшего предложения, оформление договорных отношений и анализ эффективности снабженческих сделок.

Аналитика в наше время играет очень важную роль, для того чтобы определить, что именно закупается/поставляется, в каких объемах нужно, какой срок был затрачен на исполнение. Это огромные бизнес-процессы, особенно для компаний с большим оборотом.

Нормативно-справочная информация в части ведения товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) - это всё, что закупает предприятие. И один из фундаментов эффективного закупочного процесса - это настроенная единая система ведения нормативно-справочной информации в части ТМЦ.

Когда предприятие разрастается и увеличивается количество ТМЦ, которые оно закупает, часто возникают проблемы. Некоторые решают их на ранних этапах, но многие не задумываются об этом.

Что такое нормативно-справочная информация?

Нормативно-справочная информация – это ядро информационной системы предприятия, которое содержит различные справочники, применяемые в системе и служащие основой для будущей документации. НСИ – это основа и комплекс документооборота, все что организация покупает, продает, хранит, перемещает, находит отражение в бумагах, документации, транслируется в различные рабочие системы.

В части ТМЦ нормативно-справочная информация – это классификаторы, справочники, словари, вспомогательные константы, мини-справочники и т.д.

Справочники ТМЦ могут быть разделены на:

• Основной справочник товаров/работ/услуг предприятия;
• Справочники нормативных документов, включающие ТУ, ГОСТы и другие данные по производству продукции;
• Справочники производителей;
• Иные крупные справочники, которые предприятие применяет в ходе своей повседневной деятельности и постоянно обращается к ним;
• Общероссийские классификаторы и справочники – ОКПД2, КТРУ, ОКЕИ;
• Словари сокращений;
• Вспомогательные справочники, словари, константы, которые могут включать определенные отдельные типы и виды документов, теги и ключевые слова - нерегламентированные постоянные поисковые позиции для отдельных сотрудников.

То есть в сумме НСИ предприятия по ТМЦ охватывает большую часть хозяйственной жизни, логистику, производство, распределение времени сотрудников, бизнес-процессы. К НСИ обращаются почти все отделы, и правильное ведение нормативной информации становится основной для структурированной работы всей организации. Справочная информация влияет на занятость сотрудников, закупки, выпуск товара, прибыль, оборот, даже кассовые разрывы.

Ошибки в ведении НСИ могут привести к серьезным проблемам для предприятия – простою, проблемам с запуском новых продуктовых линеек, неравномерному распределению задач, отсутствию понимания расположенных на складе запасов и другим общим трудностям.

Ключевые проблемы ведения НСИ

Ключевые проблемы ведения НСИ на предприятии включают отсутствие единого подхода и методологии, дублирование позиций, человеческий фактор и отсутствие контроля.

1. Отсутствие единого подхода

Основная проблема – отсутствие единого подхода. Оно выражается в отсутствии регламентации бизнес-процессов предприятия. Когда в организации определяется какой-то бизнес-процесс, он обязательно должен быть четко регламентирован.

Для бизнес-процессов организации должны быть определены регламенты, в каком случае и что необходимо делать, как происходит взаимодействие между сотрудниками, распределение ролей, матрица ответственности, сроки и последовательность выполнения задач.

Отсутствие структурного подхода в этом вопросе приводит к нарушениям в работе предприятия, сложностям в распределении нагрузки, срывам сроков, дублированию задач и прочее.

2. Отсутствие единой методологии

Следующая закономерно вытекающая из отсутствия единого подхода проблема ведения НСИ на предприятии – отсутствие методологии.

Методология устанавливает требования к процессу ведения справочника:

• принципы построения иерархии классификатора;
• правила ведения категорий (групп, шаблонов);
• порядок внесения изменений в классификатор;
• правила классификации и нормализации позиций, т.е. ее обработки.

То есть отсутствие методологии порождает критические ошибки во всей последующей обработке данных, а далее в документации предприятия, логистике, ведении складских запасов, закупок и т.д.

3. Дубликаты

Следующая проблема – возникновение дубликатов, когда один и тот же продукт может получать различные наименования и несколько различающееся описание характеристики от разных сотрудников, отделов, в разных справочниках и классификаторах. Из-за отсутствия единого подхода дубли могут постоянно копиться, расти в числе, "замусоривать" справочник, делать его громоздким и неудобным в использовании.

ПРИМЕР: Рассмотрим «хомут нейлоновый пластик», также его могут называть стяжками. Какие проблемы могут быть? Для данного класса позиций: кто-то может назвать номенклатуру стяжкой, кто-то хомутом. Например, если на предприятии не регламентировано, что только определенная группа сотрудников вводит номенклатуру в справочник, и это доступно разным отделам, может возникнуть множество дубликатов.

Например:

• кто-то ввел в справочник слово "хомут", кто-то - "стяжка";
• кто-то определил существительное - "нейлон", а кто-то написал прилагательное "нейлоновый";

Возникают основания для большого количества дубликатов, дополнительно осложняемые фактором простых ошибок, опечаток, нерелевантных сокращений, вариативности в написании размеров, прочих обстоятельств человеческого фактора.

Появление дубликатов ведет к негативным последствиям. Из-за того, что справочник не уникален, становится невозможно достоверно отследить движение ТМЦ. Например, 7 хомутов-стяжек, заведенных в разные справочники, являются на деле одной фактической позицией. Они разошлись по разным складам, например, и в разных складах используются, их считают за разные позиции. И найти на одном и том же складе определенный хомут бывает сложно. Проблемы с точной идентификацией позиции могут вести к невозможности ее использования, исключению из рабочего процесса, ненужным закупкам и т.д.

Сложность сопоставления

Цепочка сложности сопоставления продукции выглядит следующим образом (в качестве примера):

• снабженец делает запрос ответственному за закупки сотруднику организации на определенные ТМЦ, при этом снабженец не предоставляет полной или структурированной информации по объекту;
• сотрудник делает заказ с учетом своего понимания ситуации, которое может быть неполным и неточным;
• поставщики, не имея полной информации, могут запрашивать дополнительные сведения, предлагать свои варианты, могут происходить уточнения, растягивающиеся по времени.

В комплексе это приводит к неверной закупке ТМЦ, не того размера, формы, даже назначения. Также такие процессы уточнения и сбитой координации становятся причиной загрязнения справочника. Происходит дублирование, повторение позиций при работе с контрагентами, затем эти позиции попадают в справочник. Когда речь идет о крупной организации, где закупочные процессы происходят постоянно, а в справочниках содержатся десятки тысяч позиций, объем дубликатов и ненужных, одинаковых, ошибочных позиций, становится весьма значительным, при этом такие дубли очень сложно отследить и установить.

Грязный справочник создает осложнения при создании отчетов, аналитике, формировании будущих потребностей в ТМЦ. Часто в таких условиях то, что лежит на складе, может не соответствовать позициям в справочнике, не может быть найдено и использовано.

Дополнительная классификация

При работе по запросам заказчика со стандартизированными товарами и в госзаказе ТМЦ должны снабжаться дополнительными классификаторами, кодами – ОКПД2, КТРУ, ЕСКЛП и т.д. Соответственно, каждой позиции, которая должна быть представлена к закупке, должен быть присвоен стандартизированный классификатор, а она должна ему соответствовать.

При наличии в справочнике ошибок возникают существенные осложнения в закупке таких изделий, и при подаче заявки на участие в различных закупочных процедурах, сложно становится определить, как позиции справочника соотносятся с классификаторами и чему соответствуют.

Также при использовании загрязненных справочников становится сложно учитывать и применять регулярные законодательные и нормативные изменения в кодах присвоенных классификаторов, отслеживать позиции, к которым будут применяться новации.

Пример: Зачем нужны коды? Зачастую на площадках заказчики проводят предварительный анализ имеющейся номенклатуры или поиск поставщиков, и обычно это делается по кодам общероссийских классификаторов. Например, на Торговом Портале ЭТП ГПБ реализован поиск по ОКПД2. После того, как заказчик опубликовал свою потребность в закупках, он рассылает всем зарегистрированным поставщикам информационное сообщение о том, что есть потребность в определенной продукции. Например, заказчик хочет купить автошины. Соответственно, он устанавливает ОКПД2 в своей продукции, и все поставщики на портале, кто имеет у себя в прайс-листах позиции схожие по данному коду ОКПД2, получат рассылку с запросом. Соответственно, и поставщикам, и заказчикам выгодно иметь позиции, соответствующие стандартизированной классификации.

Отслеживание востребованности

Крупным заказчикам важно при производстве и реализации потребностей отслеживать востребованность. Между корпоративными НСИ и рынком могут возникать разрывы, сотрудники должны описывать информацию именно так, как она в среднем представлена на рынке, с той информацией, которой оперируют поставщики и производители необходимых позиций. Важно обеспечить понимание между заказчиком и поставщиком. В характеристиках, либо в наименованиях должна быть представлена полная информация по ТМЦ чтобы провести верную закупку по однозначной номенклатуре.

В случае наличия разрыва внутреннего справочника и описания товаров в среднем на рынке по какой-то принципиальной позиции (марка бетона, тип стали, размер детали в сантиметрах или дюймах и т.д.) предприятие может получить нерелевантную, не нужную для него продукцию. Такое случается даже с крупными заказами и ведет к солидным финансовым, временным, логистическим потерям. Избежать таких ситуаций помогает правильная работа с НСИ.

Решение проблем ведения НСИ на предприятии по шагам

Обеспечение регламента и настройка бизнес-процессов НСИ – это системная задача, которая требует комплексного подхода.

Процесс настройки НСИ включает следующие шаги:

1. Выделить ответственную за процесс анализа и настройки НСИ группу специалистов;
2. Определить – справится ли предприятие силами своих сотрудников, или необходимо пригласить внешних специалистов-подрядчиков;
3. Провести анализ первичной номенклатуры;
4. Определить актуальные позиции справочников, постоянно использующиеся предприятием, отсечь все лишнее, не востребованное;
5. Определить остатки на складах, позиции по планам закупок, последние обновления системы – это и будут актуальные позиции;
6. По итогам – определиться с объемом номенклатуры под нормализацию;
7. Провести анализ внутренних бизнес-процессов организации – наличие регламентов, инструкций, системных ограничений;
8. Определить возможности ведения НСИ – в своей внутренней системе или с привлечением сторонней продукции, внешних оптимизированных механизмов;
9. Определить, какие требуется решить задачи с учетом специфики предприятия;
10. Разработать методологию ведения единого справочника, разработать классификатор и иерархическую структуру справочников;
11. Провести нормализацию позиций – это самый трудозатратный процесс. Нормализация начинается с определения всех существующих в системе дублирующихся позиций путем изучения, сравнения, выделения и устранения повторяющихся элементов, сведения повторов в один актуальный объект, и так по всем значениям справочника. Нормализация позиций происходит путем приведения всех актуальных значений в справочники под требования установленной методологии ведения классификатора, под заранее установленные шаблоны. Далее определяется структура справочника – наличие только товарных позиций или введение мастер-позиций, эталонных позиций, наименований без указания производителя;
12. Начать приведение справочника в соответствие с условиями рынка, применение ГОСТов, кодов, классификаторов, которые используются постоянными и ожидаемыми заказчиками и поставщиками, с которыми будет работать предприятие. Происходит нормализация позиций под общие требования, которые будут удобны при взаимодействии с контрагентами. Ведение справочника подразумевает описание характеристик номенклатуры с учетом общепринятых на рынке норм на основе существующих стандартов, нормативов, вне стандартизированных категорий – на основе практики участников рынка.

В конечном итоге будет получен оптимизированный справочник (справочники) с уникальными позициями и нормами их описания, которые могут свободно использоваться по установленным шаблонам всеми участниками организации. НСИ также теперь можно будет удобно применять при взаимодействии со своими заказчиками и поставщиками. 

После приведения в порядок нормативно-справочной информации предприятия, необходимо будет обеспечивать ее актуальность, вносить изменения с учетом внутренних запросов организации, условий рынка, изменений в законодательстве. При этом постоянно обновляемая НСИ становится одним из столпов эффективной работы предприятия.

НСИ от ЭТП ГПБ

Во многих случаях нормализация справочников предприятия и дальнейшее поддержание их в актуальном состоянии – это задача для профессионалов, специализирующихся в сфере НСИ, способных обеспечивать быструю интеграцию служб, обеспечивать обновления с учетом новых бизнес-процессов, аналитики рынка, появления нового эффективного ПО.

ЭТП ГПБ предлагает комплексное решение задачи по нормализации от экспертов рынка, постоянно взаимодействующих со сложнейшими классификаторами крупных заказчиков (в том числе, ГК Газпром). Решения по НСИ от нашей команды – это возможности по интеграции со всеми необходимыми сервисами, отточенный опыт ведения справочников, поддержка и адаптация к рыночным условиям с масштабированием под клиента с учетом требований бизнеса и практических задач предприятия.

Рассмотрим МДМ-решение на примере «MDM управление НСИ» от ЭТП ГПБ.

Сама система это:

• Настроенный бизнес-процесс разработки и ведения справочника НСИ;
• Личный кабинет для заказчиков/поставщиков;
• Разработанные регламенты бизнес-процесса обработки НСИ; 
• Настроенный классификатор справочника НСИ - группа иерархий, определенных групп позиций с настроенными шаблонами;
• Интегрированные индивидуальные классификаторы НСИ заказчиков;
• Интегрированные классификаторы (ОКПД2, ОКВЭД2, ОКЕИ, КТРУ и др.);
• Встроенные удобные средства поиска.

Наиболее важные преимущества:

• Механизм обработки данных заказчика через заявочную систему - то есть заказчик/поставщик подает заявку на создание новой позиции, заявка обрабатывается, и тогда позиция может попасть в справочник, сохраняется весь жизненный цикл заявки;
• Разработанные механизмы передачи данных в системы заказчика/поставщика - у ЭТП ГПБ свой модуль по обработке информации, который хранит в себе все данные. При этом возможно интегрировать заказчику/поставщику все данные по классификатору, по справочнику, всем характеристикам. На своей стороне мы обрабатываем справочник, и заказчик/поставщик получает данные в зависимости от настроек – онлайн (передача данных в момент создания/изменения), раз в час, раз в полчаса, зависит от потребностей.

Преимущества ведения единой НСИ

Единая система ведения нормативно-справочной информации демонстрирует целый ряд преимуществ для предприятий:

• Позволяет оптимизировать процесс планирования расходов предприятия;
• При наличии нормализованного справочника можно грамотнее осуществлять планирование, быстрее находить нужную информацию;
• Мониторинг закупок по отечественным и зарубежным товарам;
• Контролировать расходные операции по закупке однотипной продукции; 
• Контролировать срочную потребность ресурсов и перераспределять остатки между складами;
• Мониторинг соответствия/несоответствия цен в разных регионах на один и тот же товар;
• Возможность вести документацию на уровне Единого номенклатурного справочника, который позволяет стандартизировать рабочие процессы с внешними партнерами (проектными институтами, подрядчиками, заказчиками и др.).

В конечном счете внедрение централизованной системы ведения нормативно-справочной информации позволяет упорядочить весь основной производственный цикл предприятия – планирование, поиск наилучшего предложения, оформление договорных отношений и анализ эффективности снабженческих сделок.

«MDM управление НСИ ТМЦ» от ЭТП ГПБ позволяет освободить время сотрудников, автоматизировать бизнес-процессы предприятия, структурировать списки справочной информации по продукции и оптимизировать бизнес-процессы, на практике повышая конкурентоспособность, эффективность и устойчивость организации.

НСИ от ЭТП ГПБ – изучайте вопрос с нами

Для понимания важности НСИ в организации снабжения и поддержании бизнес-процессов предприятия Обучающий Центр ЭТП ГПБ проводит регулярные вебинары с участием экспертов рынка, где подробно разбираются подходы к нормализации, важность НСИ для предприятия, даются практически полезные советы по ведению справочников самостоятельно и разъясняются случаи, в которых важно доверять профессионалам.

10 июня 2019 года вышел первый вебинар по особенностям ведения НСИ «Роль НСИ в организации снабжения». Спикером выступила Анастасия Рожкова - руководитель проекта по разработке и ведению системы НСИ - рассказала, как оптимизировать процесс планирования расходов предприятия, повысить качество данных в каталогах и справочниках, стандартизировать рабочие процессы с внешними партнерами (подрядчиками, заказчиками и т.д.).

16 сентября 2020 года состоялся вебинар «Ключевые проблемы ведения НСИ», спикером которого также выступила руководитель отдела НСИ ЭТП ГПБ Анастасия Рожкова.

Основная идея мероприятия - крупные компании тратят на вопросы снабжения до 70% своих оборотных средств. И эти затраты нуждаются в эффективном управлении. Один из способов их оптимизации – автоматизация ведения номенклатурных справочников. На вебинаре были представлены полезные советы для предприятий с учетом их специфики и универсальные идеи по эффективному ведению НСИ.

 

А 18 ноября, в среду, 11:00 – состоится вебинар «Преимущества работы с НСИ для крупных поставщиков». Вебинар будет полезен крупным поставщикам в таких отраслях как: строительные материалы, инструменты, ретейл, продажа автозапчастей. Спикер мероприятия - Борсова Инна Ивановна - руководитель службы НСИ. Сервис НСИ от ЭТП ГПБ – это совеременный многоплановый инструмент, который позволяет практически усовершенствовать работу предприятия, нормализовать справочники, выстроить рабочие процедуры и бизнес-процессы, наладить потоки позиций, положительно повлиять на временные затраты, даже увеличить прибыль организации. Присоединяйтесь к вебинару и узнайте, как это работает!